飲み会幹事を頼まれた時のお誘いメールの書き方［会社編］

みなさん、こんにちわ！社畜幹事です(^-^)　今日は、会社で飲み会の幹事を頼まれた時に、参加者にお知らせをする為の「メールの書き方」について書いて行こうと思います。

幹事なんて、あんまりやったこと無いけれど、頼まれたからにはしっかりやりたいし、会社で幹事なんて任されちゃったら責任重大で失敗出来ないよ！という人の為に、幹事さんがみんなに送るメールの書き方をマスターしましょう！

飲み会お誘いメール【会社編】

会社での飲み会を企画するように言われた時に、参加者を募る為のお知らせをしなければなりませんね。そんなとき、どうやってメールを書けば良いのか？どんな誘い方をすれば良いのか？そのメールの書き方1つで、あなたのスキルが分かってしまいます。ココは是非完璧に幹事業を遂行したいところですね！

メールの書き方で絶対に抑えておきたいポイント1

件名はわかりやすく書く事です。メールは届いたときに必ず差出人と件名が表示されますね。その件名に「飲み会のお知らせ」なんて書いてしまったら、受け取る側はどうでしょうか？

は？いつ？なんの飲み会？まぁ後で見ればいいやーってなってしまうかもしれません。

まずは、件名に必ず書いて欲しいのは、飲み会の日程と、タイトル、そして出欠が必要ならいつまでか、この3つは必ず書く事にしましょう！

例文＞　○月○日（曜日）　新入社員歓迎会［出欠〆切○月○日］のお知らせ

このように、相手が件名だけでどんなメールの内容なのか、瞬時に分かるようにしましょう！

メールの書き方で絶対に抑えておきたいポイント2

次に、メールの中身ですが、こちらも簡潔明瞭に！が基本です。ダラダラと長い文章を書いては、要点がわかりにくく、忙しいビジネスマンにとっては時間の無駄です。さっと見てさっと分かるように！内容をきちんと書く事が大切です。

このメールの中に必要な項目は・・・

1，飲み会の日時
2，場所
3，会費
4，お店までの地図
5，参加不参加の返信期限

この5項目は最低限必須です。これをまずは書く事！
そして、この後に、例えばお店情報や、どんな会なのかという簡単な文章を入れるのも有りですね。

例文＞　コピペで使えます♪
○○部のみなさま
お疲れ様です。○○課の○○です。
このたび、新入社員歓迎会を開催する運びとなりました。
つきましては、下記日程にて執り行いますので、是非ご参加ください。
出欠はこのメールへの返信にて○月○日までにお知らせいただければ幸いです。

日時：○月○日（曜日）18時～20時30分まで
※会場には17時50分までに起こしください。
場所：「お店の名前やホテルの宴会場」　○○駅○口から徒歩2分
お店の住所：なるべく載せた方が良いです。
お店までの地図：google mapのリンクを貼っておくと良いです。
会費：5,000円税込（当日受付時に集金します）
連絡先：○○携帯　090-1234-5678

お忙しい所、誠に恐縮ですが、是非ご参加頂きますようお願い致します。
尚、会場の準備がありますので、○月○日までに必ず出欠のお知らせをいただければ幸いです。

＝＝＝以下署名＝＝＝

ここで、重要なポイント！

・宴会時間は、必ず開始時間および終了時間を書きましょう！
・集合時間も忘れずに！
・お店がわかりにくい場合には、目印になるような建物や上階の場合には、1階のお店の名前などを記載しておくとわかりやすくなります。
・会費は税込金額で書きましょう。また、いつ集めるのかも明記しましょう。
・緊急の連絡先などは必ず記載しましょう。間違ってもお店の電話番号を入れないようにしましょう。当日お店に連絡が行くと迷惑がかかってしまいます。

メールの書き方で絶対に抑えておきたいポイント3

メールの宛先は、部内や社内であれば、各社員のメールアドレスだけなので、Toで送っても大丈夫ですが、もし、お知らせメールが社外も含めるような形であれば、Bccを利用しましょう。Toで送ってしまうと、全員が全員のメールアドレスを見れてしまうため、社外の場合には失礼の無いようにしましょう。

また、社内で送る際は、上席から順番に宛先を設定しましょう。この順番はとても大切ですので、間違えないようにしましょう。

※BCCとは・・・ブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）の略で、TOやCCに設定した人からは、宛先が見えません。
TO・・・宛先　メールを送った全ての人に見えるアドレスです。
CC・・・カーボンコピー（Carbon Copy）TOと同様に送った全ての人に見えます。同時に同じメールの内容を送っておきたい人をCCに設定する場合が多いです。

飲み会お誘いメールの出欠の催促

飲み会のお知らせをしても、出欠〆切などを記載していても、どうしても出欠が出そろわない事がほとんどですね。みんな仕事をしていると、ついつい後回しになってしまう事も多いと思います。

飲み会の出欠の〆切日は、開催の最低でも10日前くらいにして、参加者人数をまとめたい所ですが、全ての人から返事をもらえるとは限りません。そんなときは、出欠の催促メールを送るようにしましょう！

飲み会の出欠を催促するメールの例文

催促メールをする際に、必ず書いて欲しいのは、催促メールの締め切り日を過ぎた後には、どうなるのか？という事を書いてください。

参加不参加の意思の連絡が無い場合には、不参加という形になる旨等を記載しましょう。

そして、メールを送るタイミングですが、最初にお誘いのメールをしたときの〆切の2，3日前に送るのがベストです。〆切を過ぎてからの催促メールは、準備時間が短くなってしまうために、なるべく決めた〆切日までに出欠がまとまるようなタイミングをしっかりと考えてメールを送るようにしましょう！

出欠の催促メールの例文　※コピペで使えます♪

件名：○月○日（曜日）　新入社員歓迎会［出欠〆切○月○日］のお知らせ（再送）

内容：

○○部のみなさま
お疲れ様です。○○課の○○です。

先日、新入生歓迎会のご案内をさせていただきましたが、お返事をまだ頂いておりません。メールが不達の可能性もありますので、再送させて頂きました。
お忙しい所、誠に恐縮ですが、出欠のご連絡を○月○日までにいただけますでしょうか？ご連絡お待ちしております。

以下、先ほどのメールと同文

日時：○月○日（曜日）18時～20時30分まで
※会場には17時50分までに起こしください。
場所：「お店の名前やホテルの宴会場」　○○駅○口から徒歩2分
お店の住所：なるべく載せた方が良いです。
お店までの地図：google mapのリンクを貼っておくと良いです。
会費：5,000円税込（当日受付時に集金します）
連絡先：○○携帯　090-1234-5678

社畜幹事の幹事の心得

幹事さんは、オレがやってやってる！という姿勢でやるよりも、相手の気持ちに立って取りまとめをしていく事が大切です。大勢をまとめるという事はとても大変ですが、多くの方に、気持ちよく参加してもらえるように、フォローすることが重要！メールは文章のみで相手に感情が伝わりにくいので、堅苦しくなりすぎるのもよくありませんし、ちょっとした文章が、相手にはキツいな・・・と取られてしまう事もあります。

誤解を生まない為にも、簡潔明瞭だけれども、読んでいて不快感が出ないような文章を書く事を心がけましょう！